Ktoś nie zrobił swojej części projektu, więc po nim poprawiasz. Klient nie dostał odpowiedzi, więc przypominasz. Na spotkaniu nikt nie zapisuje ustaleń, więc robisz notatki. Termin się zbliża więc zaczynasz sprawdzać czy na pewno wszystko zostało dopilnowane. Nawet jeśli miał się tym zająć ktoś inny.
Z zewnątrz wygląda to całkiem dobrze. Jesteś zaangażowany, odpowiedzialny, można na Tobie polegać. Kiedy pojawia się problem, nie przechodzisz obok niego obojętnie. Firmy potrzebują takich ludzi i sama odpowiedzialność zdecydowanie nie jest czymś, z czego należałoby się leczyć.
Granica może jednak przesuwać się bardzo powoli. Najpierw odpowiadasz za własną część pracy. Później za to, czy współpracownik zrobi swoją. Następnie za to, czy klient będzie zadowolony, czy spotkanie pójdzie dobrze, czy nikt nie popełni błędu i czy całość zostanie dowieziona na czas. W pewnym momencie coś, co było zasobem, zaczyna wymagać coraz więcej kontroli.
Za co odpowiadam, a na co tylko mam wpływ?
W pracy te dwie rzeczy łatwo pomylić. Na wiele spraw mamy wpływ, ale nie oznacza to jeszcze, że odpowiadamy za ich ostateczny wynik.
Możesz dobrze przygotować prezentację, ale nie masz pełnej kontroli nad tym, jak odbierze ją klient. Możesz jasno ustalić termin z kumplem z pracy, ale nie jesteś w stanie zagwarantować, że wykona swoją część na czas. Możesz wyjaśnić pracownikowi decyzję i wysłuchać jego argumentów, ale nie możesz zdecydować, co później o Tobie pomyśli.
To rozróżnienie brzmi banalnie, dopóki nie znajdziemy się w środku ważnego projektu. Gdy coś zaczyna się sypać, bardzo łatwo przejść z „Ok. Spróbuję pomóc” do „muszę to uratować”. Jeśli wcześniej kilka razy rzeczywiście udało nam się zapobiec problemowi, taki sposób działania może szybko się utrwalić.
Pojawiają się wtedy myśli: „Jeśli ja tego nie dopilnuję, nikt tego nie zrobi”, „powinienem był to przewidzieć”, „nie mogę teraz odpuścić” albo „jeśli coś się nie uda, będzie to również moja wina”. Nie każda z nich musi być błędna. Czasem naprawdę jesteśmy osobą odpowiedzialną za wynik projektu. Innym razem odpowiedzialność została jednak rozszerzona znacznie dalej niż nasza faktyczna rola.
Przydaje się wtedy rozdzielenie trzech rzeczy: za co rzeczywiście odpowiadam, na co mogę wpływać i czego nie kontroluję. Granice między nimi nie zawsze są idealnie ostre, ale samo pytanie potrafi odsłonić coś ważnego: fakt, że próbujemy odpowiadać również za zachowanie innych ludzi.
Nadmierna odpowiedzialność może wyglądać jak profesjonalizm
To właśnie sprawia, że bywa trudna do zauważenia. Nie musi wyglądać jak silny stres czy panika. Częściej wygląda jak człowiek który zawsze jest przygotowany, odpowiada szybko, sprawdza dwa razy, bierze jeszcze jedno zadanie i upewnia się, że wszyscy wiedzą, co mają zrobić.
Zespół bardzo łatwo się do tego przyzwyczaja. Jeśli ktoś regularnie ratuje projekt, po pewnym czasie przestaje to być wydarzenie wyjątkowe. Staje się częścią sposobu działania: „on to ogarnie”, „ona sprawdzi”, „jak coś będzie nie tak, ktoś się tym zajmie”.
Wtedy odpowiedzialna osoba może dostawać coraz więcej odpowiedzialności, nawet jeśli nikt formalnie jej tego nie zlecił. Sama zaczyna sprawdzać, przewidywać i zabezpieczać kolejne elementy. Im więcej robi, tym więcej jest rzeczy, których potencjalnie może nie dopilnować, więc poczucie odpowiedzialności jeszcze rośnie.
Taki układ ma również koszt dla zespołu. Jeżeli jedna osoba zawsze przejmuje zadania innych, pozostali mają mniej okazji, żeby rzeczywiście ponieść konsekwencje własnych decyzji i nauczyć się odpowiadać za swoją część. To, co początkowo pomagało zespołowi, może z czasem utrwalać bardzo nierówny podział odpowiedzialności.
Czasem problem leży w kulturze firmy
W psychoedukacji łatwo przesadzić w drugą stronę i uznać, że wszystko da się rozwiązać pracą nad własnym sposobem myślenia. To nie zawsze jest prawda.
Jeżeli w firmie odpowiedzialności są niejasne, ludzie regularnie nie wykonują zadań, a projekty działają głównie dlatego, że jedna osoba za każdym razem je ratuje, powiedzenie jej „musisz bardziej odpuszczać” może być kompletnie nietrafione. Być może dzięki doświadczeniu ma pewność, że jeśli odpuści to wszystko się posypie.
To nie oznacza, że własne reakcje przestają mieć znaczenie. Nadal można sprawdzać, dlaczego automatycznie przejmujemy kolejne zadania, jak reagujemy na cudze błędy i dlaczego tak trudno powiedzieć „to nie jest po mojej stronie”. Równocześnie warto widzieć cały kontekst. Czasem źródłem napięcia nie jest nadmierna potrzeba kontroli, tylko środowisko, które rzeczywiście działa chaotycznie.
Jeżeli pracownik codziennie wieczorem weryfikuje pracę całego zespołu, można oczywiście zastanowić się nad jego potrzebą kontroli. Można też zapytać, dlaczego proces został zbudowany tak, że bezpieczeństwo projektu zależy od wieczornego sprawdzania jednej osoby.
Dobra psychoedukacja pomaga zobaczyć własną część sytuacji, ale nie powinna służyć do przekonywania ludzi, że każda trudność w pracy spoczywa na ich barkach.
Co sprawdzić przed kolejnym „dobra, zrobię to”
W praktyce często wystarczy kilka sekund przed automatycznym przejęciem kolejnego zadania. Najpierw warto sprawdzić, czy dana rzecz rzeczywiście należy do mojego zakresu odpowiedzialności. Jeśli nie, można zapytać siebie, czy chcę w tej chwili pomóc, czy raczej czuję, że muszę.
Kolejne pytanie: co stanie się, jeśli tym razem tego nie ogarnę? Czasem odpowiedź będzie bardzo konkretna: projekt realnie ucierpi, klient zostanie bez ważnej informacji albo wydarzy się coś, czego chcemy uniknąć. Wtedy decyzja o działaniu może być rozsądna.
Innym razem okazuje się, że konsekwencją będzie przede wszystkim dyskomfort. Ktoś będzie musiał zrobić własną część. Trzeba będzie odmówić i powiedzieć, że nie mamy przestrzeni. Coś nie zostanie wykonane dokładnie tak, jak zrobilibyśmy to sami. To nie zawsze jest łatwe, ale to zupełnie inny rodzaj konsekwencji niż faktyczne zagrożenie dla projektu.
Odpowiedzialność nadal może pozostać naszym zasobem. Dobrze tylko od czasu do czasu sprawdzić, czy przypadkiem nie odpowiadamy już także za rzeczy, które jedynie próbujemy kontrolować.
